„Unternehmenskommunikation oder Kommunikation im Unternehmen. Ausdruck, Faktor und Medium der modernen Arbeitswelten“ – Teil 4

Gestaltbar: Kommunikation im Unternehmen kann und muss entwickelt und gesteuert werden

Gestaltbar: Kommunikation im Unternehmen kann und muss entwickelt und gesteuert werden

Die größte Herausforderung ist die Lethargie, wenn es um die Gestaltung der Unternehmenskommunikation geht. In keinem Bereich im Unternehmen werden heute noch so achselzuckend Mängel und Unzulänglichkeiten hingenommen wie im Bereich der Kommunikation. Mitarbeiter stöhnen unter der Zahl der E-Mails und verweigern das bewusste Lesen. Meetings gelten als Zeitverschwendung und jeder versucht dem durch individuelle Nebenbeschäftigungen zu entgehen. Dass Kommunikation nur mangelhaft funktioniert, scheint naturgegeben. Es ist bemerkenswert, dass die allermeisten Manager diese enorme Chance ungenutzt lassen, die Kommunikation zur Wert- und Effizienzsteigerung und zur Differenzierung vom Wettbewerb aus Kunden- und Mitarbeitersicht bietet. Kommunikation ist gestaltbar! So lautet die Botschaft der Kommunikationsberatung und -theorie: Die Gestaltung ist gar nicht so schwer. Sie widersetzt sich nur einigen gängigen Bequemlichkeiten, Ritualen und Glaubensätzen des heutigen Managements. Der erste Schritt ist die Betonung der Wichtigkeit des Zuhörens und die Anerkennung, dass auch Zuhören respektive Lesen Arbeit ist, und entsprechend eingeplant werden muss. Als zweites sollte Nicht-Kommunikation als echte Option anerkannt werden.

Im Einzelfall bedeutet Gestaltung von Kommunikation:

Kommunikation ist gestaltbar – durch Planung, Einbinden der Kommunikationspartner, Zielüberprüfung

Kommunikation ist gestaltbar – durch Planung, Einbinden der Kommunikationspartner, Zielüberprüfung

  1. einen Plan machen
  2. für den Plan das beste Kommunikationsmedium und die bestmögliche Situation wählen
  3. den Kommunikationspartner permanent einbinden und mitnehmen
  4. die Erreichung des Kommunikationsziels überprüfen
  5. sich offen eingestehen, dass Kommunikation auch scheitern kann und dann einen erneuten Anlauf braucht. Vielleicht heute, vielleicht aber auch zu einer besseren Gelegenheit
  6. bei der neuen Gelegenheit versuche ich dann dieselbe Botschaft über neue Zeichen und wahrscheinlich mit noch größerer Sensibilität für mein Gegenüber zu platzieren

Für ein Unternehmen bedeutet Gestaltung der Kommunikation Regelung von Kommunikationsprozessen, aber durch transparente Regeln. Viele Manager scheuen sich heute mit Hinweis auf den gesunden Menschenverstand, gute Erziehung oder auch die Individualität der Mitarbeiter, bei Kommunikation Vorschriften zu machen. Dabei verkennen sie aber, dass Kommunikation naturgemäß nach Regeln funktioniert. Schwierigkeiten entstehen nur, wenn jeder nach seinen eigenen Regeln agiert oder implizite Regeln wirken, die aber nicht allen bekannt sind.

Und was sind die Einfluss-Faktoren einer unternehmerischen Kommunikationsgestaltung? Ich habe in meiner Forschungs- und Beratungspraxis vier als wesentlich kennengelernt: die Kultur, die Prozesse, die Ziele und die Räume. Zuerst ist es wichtig, anzuerkennen, dass diese Faktoren außerhalb der Kommunikation liegen, dass sie Nicht-Kommunikation sind. Nicht alles ist Kommunikation, vor allem liegt nicht alles, was im Unternehmen nicht funktioniert, an nicht funktionierender Kommunikation.

Gemeinsam die Kommunikation im Unternehmen gestalten

Gemeinsam die Kommunikation im Unternehmen gestalten

Regeln sind nicht der einzige Weg der Gestaltung von Kommunikation. Üben ist ein anderer. D.h. Kommunikation unter den Augen von geschulten Beobachtern vollziehen und dann Fehler besprechen und durch Wiederholung vermeiden. Das kann unter fiktiven oder realen Bedingungen erfolgen. Auch Gestaltung im eigentlichen Sinne ist denkbar, also die Definition der Anlässe, der Schnittstellen und/oder der eingesetzten Medien. Dies passiert viel zu oft, ohne dass dabei die kommunikative oder eben auch Kommunikation verhindernde Wirkung dieser Systeme erkannt oder zumindest bewusst in Rechenschaft gezogen wurde. Hier werden wieder Regeln geschaffen, die intransparent bleiben. Es werden Ziele, Kulturen, Prozesse festgeschrieben, ohne dass darüber gesprochen wird. Kommunikationsgestaltung beinhaltet immer die Analyse der kommunikativen Rahmenbedingungen, das Transparentmachen ihrer Wirkungen und die Diskussion, ob es gewünscht, sinnvoll und machbar ist, diese zu ändern. Das setzt natürlich voraus, dass es ein einigermaßen klares Zielsystem für das Unternehmen und damit jede einzelne Kommunikationssituation gibt. Die Ermittlung der gültigen Ziele ist Anfangs- und Endpunkt jeder Gestaltung von Kommunikation. Und ich kann mich nur wiederholen: es funktioniert.

Diesen sowie die ersten drei Teile finden Sie hier auch als PDF.

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